GESTIÓN COMPLETA DE RESERVAS DE ESPACIOS Y/O MATERIALES

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UNIVERSITAT JAUME I

"Una herramienta a medida de un servicio universitario de calidad."
El potencial de LABGEST sorprende por su adaptabilidad, flexibilidad y sencillez en el uso. Las herramientas que ofrece LABGEST hacen más fluidos los procesos cotidianos de organización en el ámbito de la educación superior."

Laboratorio de Comunicación Audiovisual

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LA UNIVERSIDAD

La universidad provee de espacios (aulas, estudios platós...) y de materiales (cámaras fotográficas, de vídeo...).
El profesor planifica o coordina los espacios y materiales necesarios para el desarrollo de sus asignaturas.
El estudiante auto-gestiona la reserva de espacios y materiales, bajo la supervisión y validación de los profesores

EL AYUNTAMIENTO

Es la entidad gestora de los espacios municipales, tanto deportivos (pistas de pádel, fútbol, polideportivos...), como culturales (salones de conferencias, mercadillos, visitas a monumentos...).
La herramienta LABGEST para ayuntamientos se integra en la propia web municipal, con la opción de pago online en aquellas reservas de espacios que lo precisen, y tiene la versión móvil incluida

¿NO ES TU FLUJO DE TRABAJO?

Pregúntanos cualquier duda que tengas, podemos personalizar la herramienta en función de tus necesidades concretas.

Estamos trabajando para tener la versión demo online abierta lo antes posible, mientras tanto, si no quieres esperar solicítala directamente.

¿QUIERES SABER MÁS?

Estamos a tu disposición para concertar día y hora. Te mostraremos todo lo que la herramienta Labgest es capaz de hacer.

Uno de nuestros ingenieros informáticos te guiará paso a paso en toda la demostración y podrás hacerle cuantas preguntas quieras.

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LA IDEA

LABGEST es un software desarrollado por iniciativa del Laboratorio de Ciencias de la Comunicación (LABCOM) de la UJI gracias al trabajo colegiado de un amplio equipo de profesionales.

Dirección: Robert Arnau Roselló.

Miembros: Javier Marzal, Marta Martín, Longi Gil, Albert Peña, Juan Plasencia, Oscar Martin, Oscar Navarro, Juanjo García, Rubén Lledó, Alicia Bruno, Amparo Herrero.

CONOCE AL EQUIPO

Nicolás Manero
Director
Sergio Gragera
Desarrollador de Proyectos
Héctor García
Desarrollador de Proyectos
Pablo Urbea
Marketing
Noelia Borillo
Atención al Cliente

¿DÓNDE ESTAMOS?

Parque científico tecnológico y empresarial.
Universidad Jaime I

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+34 964 387 506

+34 964 737 553

CASO DE ÉXITO Nº 01

UNIVERSITAT JAUME I - LABGEST

Descripción Genérica del Cliente

La Universitat Jaume I de Castellón (UJI) es la universidad pública del norte de la Comunidad Valenciana, un territorio de la costa mediterránea europea situado entre las metrópolis de Valencia y Barcelona. Creada en el año 1991, la UJI se ha posicionado como una universidad de proximidad caracterizada por el trato personalizado, la agilidad de los procedimientos administrativos y un significativo nivel de participación de sus miembros en la vida universitaria, gracias entre otros factores a una población de cómodas dimensiones –con unos 15.000 estudiantes, y un campus integrado, de instalaciones modernas, funcionales y sostenibles.

Status anterior

Partimos de una situación crítica, en cuanto que la gestión de reservas de espacios y materiales de toda la Universidad se realizaba manualmente y con papel. Los problemas ocasionados por dicha gestión eran cuantiosos, destacando que para cualquier cosa había que buscar manualmente el documento, con lo que representaba en tiempo y en errores humanos.

Posteriormente, todo el personal implicado de la universidad, profesores y técnicos, compartieron un documento en Google Drive con el fin que cada solicitara sus espacios en los inicios del curso lectivo. Lógicamente, quedaban fuera de este sistema tan básico búsquedas, o validaciones de disponibilidades, etc…

¿Por qué Labgest?

La universidad llegó a la conclusión que debían automatizar todos los procesos de reservas de espacios y materiales. Encargo el proyecto a otra empresa, no a 4TIC, quien les desarrolló una web aparentemente con similitudes con plataformas wordpress que no funcionaba demasiado bien, y que además no era personalizable, por lo que decidieron no presentarlo a la comunidad universitaria.

Dentro de la propia universidad nos referenciaron y comenzamos a preparar la propuesta que finalmente hizo que naciera Labgest, plataforma web de reservas de espacios y materiales.

Responsable del proyecto (cliente) y descripción proceso implementación

Los dos responsables del proyecto fueron, por un lado, el Director del Laboratorio de Comunicación Audiovisual (LABCOM) y por otro el Coordinador técnico del Laboratorio.

En un primer momento, todos los materiales (cámaras fotográficas, cámaras de vídeo,...) se gestionaban por medio de una hoja de cálculo, por lo que se procedió a su importación a la herramienta (LABGEST).

En relación a los espacios disponibles de reserva (aulas, estudios, plató...) también se procedió a la importación, de esta manera se arrancó la herramienta con unas bases de datos iniciales. Por parte del cliente, y dado que desde el principio del curso lectivo tenían ya asignados los espacios por asignatura (por ejemplo, en el caso de asignaturas que llevan consigo prácticas de varios días en plató, se procedía a las reservas al inicio del curso), éstas se fueron insertando poco a poco. Citar que dichas reservas las define el Plan de Formación de la Universidad.

Al mismo tiempo, en esta fase de inicio de implementación del LABGEST únicamente los administradores podían reservar espacios. Más tarde, mediante una validación por parte de los administradores confirmando que las reservas eran correctas, se abrió la herramienta al profesorado.

En una segunda fase, y todavía con validación por parte de los administradores, se inició la reserva de materiales por parte también del profesorado. Una vez se comprobó el éxito en el transcurso de ambas fases, se procedió a la cancelación de las validaciones por parte de los administradores, y como uno paso natural en el proceso se abrió el acceso a los estudiantes de las reservas de materiales.

Actualmente, nos encontramos en una fase muy avanzada del proyecto con más de un año en funcionamiento normal de la herramienta, la reserva de materiales ya esta abierta para el uso por parte de los estudiantes, y solo nos queda el último paso: la reserva de espacios por parte también del alumnado.

¿Qué se consiguió?, ¿a quién benefició?

Se consiguió una herramienta sencilla ante un problema complejo.

LABGEST centraliza toda la gestión de reservas de espacios y materiales de la Universidad, y es muy fácil saber en todo momento el status y detalle de una reserva o de un material, así como un calendario de reservas, un gestor de incidencias y un cuadro de mando para estadísticas e informes.